Автоматизация бизнеса
Автоматическое обновление
реквизитов компаний
в фоновом режиме
24 / 7 / 365
В результате работы с CRM со временем компании нарабатывают свою рабочую базу компаний клиентов. Через некоторое время возникает необходимость обновить их реквизиты. Если это выполнять вручную, то сотруднику компании потребуется открывать каждую карточку, удалять содержимое поля ИНН, сохранять карточку и потом повторно заполнять это поле, тем самым запуская процедуру повторной проверки и импорта свежих данных из общедоступной базы. Это длительная, нудная, повторяющаяся много раз процедура, которая с увеличением масштаба клиентской базы займет продолжительное время на обновление.
Встает вопрос как можно массово обновить и наполнить актуальными данными свою базу CRM если они обладают корректной информаций в основном только об ИНН?
Приложение «Автореквизиты [PRO.INN.FIX4.ORG]» помогает Битрикс24 в фоновом режиме наполнять и обновлять карточки данными по названию компании или ее ИНН как новых, так и уже находящихся в базе данных компаний с помощью всего одной опции, которую можно активировать как вручную, так и автоматически с помощью роботов, бизнес-процессов или внешних обработчиков.
ЧТО УМЕЕТ ПРИЛОЖЕНИЕ
И ДЛЯ КОГО ПРЕДНАЗНАЧЕНО?
Помогает соблюдать стандарт ФНС России, 1С: Бухгалтерии
Возможность единообразного написания названий компаний, правильного заполнения реквизитов в бухгалтерских документах с соблюдением всех стандартных требований и регистрационных данных в реестре налогоплательщиков;
Быстро в один клик заполнять и обновлять правильными реквизитами карточки компаний
Массовая загрузка и обновление данных из общедоступных официальных источников в свои базы данных позволит быстро заполнять платёжные поручения и выставлять счета клиентам, исключить фактор человеческой ошибки при заполнении реквизитов документов, а также повысит эффективность труда сотрудников при работе с CRM;
Проводить массовое обновление реквизитов компаний в Битрикс24.CRM
Возможность произвести массовое обновление за счет активации одной опции как вручную в режиме группового редактирования, так и с использованием роботов и бизнес-процессов;
Проводить автоматическое обновление реквизитов компаний в зависимости от условий
Возможность произвести автоматическое обновление с использованием роботов и бизнес-процессов, например, перед сделкой, после импорта компаний, при создании новой компании и т.д.;
Может сохранять название компании без указания организационной формы в поле "Очищенное название"
Поле с названием компании без ОПФ может использоваться в оповещениях и уведомлениях, а так же при генерации документов по шаблонам;
Записывает точное наименование должности руководителя компании
Есть возможность использовать нестандартные названия должности руководителя организации, например, Президент, Председатель, Секретарь, церковные должности и использовать их при генерации документов по шаблонам;
Получает точный юридический адрес компании, сохраняет в реквизитах компании и карточке компании
Возможность зафиксировать обязательную по требованиям действующего законодательства информацию о наименовании района, магистрали, номере дома, корпуса, комнаты и офиса. Адаптировать адреса для полноценного обмена данными с 1С;
Позволяет склонять ФИО руководителя в родительном падеже
Возможность использования таких данных для подстановки в шаблоны документов;
Проверяет компании на дубликаты
Полученные результаты могут использоваться для дальнейшей обработки и автоматизации процесса, например передать обращение с дубликатом менеджеру, который уже работает с этим клиентом или закрыть все дубликаты и оставить только первый или последний;
Может загружать дополнительные сведения и данные по компаниям
При использовании платной версии сервиса daData можно дополнительно получать такие данные как: телефон, email, обороты, ОКВЭД, о численности персонала и т.д.
ПРИЛОЖЕНИЕ ПОДОЙДЁТ ДЛЯ ВСЕХ КОМПАНИЙ И ОТДЕЛОВ,
ЖЕЛАЮЩИХ ЧТОБЫ ИХ МЕНЕДЖЕРЫ:
Заполняли контактные данные любой компании в один клик по ИНН, единообразно с соблюдением всех стандартных требований и регистрационных данных в реестре налогоплательщиков;
Заполняли реквизиты банка клиента в один клик по номеру БИК или названию банка в полном соответствии с учетными данными банковской карточки.
ПОЧЕМУ ШТАТНОГО ФУНКЦИОНАЛА БИТРИКС24
НЕ ДОСТАТОЧНО?
НАПИСАНИЕ НАЗВАНИЯ КОМПАНИИ С УКАЗАНИЕМ СНАЧАЛА ОПФ ОБЕСЦЕНИВАЮТ РАБОТУ С ФИЛЬТРАМИ, БЫСТРЫМ ПОИСКОМ И УСЛОЖНЯЮТ СТРУКТУРУ ХРАНЕНИЯ ПАПОК.
Так как в начале идет ОПФ (организационно-правовая форма), то и сортировка осуществляется по ней же. Например, при автоматическом создании рабочих папок на облачном общем диске портала, компании располагаются не в алфавитном порядке по названию компании, а разбросаны, что неудобно.
ВСЕ ДАННЫЕ КОТОРЫЕ ПЕРЕНОСЯТСЯ В КАРТОЧКУ КОМПАНИИ ЗАПИСАНЫ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ.
При автоматической генерации счетов, актов, договоров переменные данные написанные заглавными буквами бросаются в глаза, выбиваются из общепринятого делового стиля, вызывают неудобства, требуют муторной ручной корректировки в каждой карточке и вызывают раздражение пользователей.
ШАБЛОН НАПИСАНИЯ В БИТРИКС24.CRM (КРАТКАЯ ОПФ +НАЗВАНИЕ + ИНН) ОТЛИЧАЕТСЯ ОТ ПРИНЯТОГО СТАНДАРТА 1С.
В 1С обратный порядок - сначала пишется название компании, а в конце указывается ОПФ.
В случае обмена данными это вызывает дополнительную путаницу и сложности.
ТРЕБУЕТСЯ ОБЯЗАТЕЛЬНОЕ ОБУЧЕНИЕ СОТРУДНИКОВ И КОНТРОЛЬ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ ИМИ РЕГЛАМЕНТА ПО НАПИСАНИЮ НАЗВАНИЙ.
НЕТ ВОЗМОЖНОСТИ проводить пакетное-массовое обновление данных реквизитов компаний
Часть дополнительной информации ОКВЭД, численность сотрудников, оборот компании недоступны даже при единичном обновлении.
ЮРИДИЧЕСКИЙ АДРЕС ДЛЯ КОМПАНИЙ И ИП НЕ ПОДКАЧИВАЕТСЯ.
КАК РАБОТАЕТ ПРИЛОЖЕНИЕ
После установки приложения в CRM появляется служебное поле «[PRO.INN.FIX4] Заполнить реквизиты», которое имеет два значения: «Да» и «Нет» (установленное по умолчанию). Когда значение поля меняется на «Да» — на сервис Лаборатории автоматизации «LOG [IN] OFF» поступает команда и инициируется процесс считывания и обновления данных активной карточки. Менять значение можно как вручную из карточки или используя групповое редактирование, так и автоматически с помощью роботов, бизнес-процессов или внешних обработчиков.
Время необходимое для обработки и обновления данных обычно не превышает 1-2 минут и зависит только от объёма информации, количества одновременно обновляемых компаний и возможностей коммуникационной среды и интернет провайдера собственника портала.
Завершение работы приложения сопровождается подтверждающим комментарием в информационной части карточки компании.
Приложение может создавать дополнительные поля карточки компании, которые можно использовать в документах, бизнес-процессах, письмах, sms, роботах и т.д. Разрешение на их создание можно указать в настройках приложения.
Если при добавлении новой компании вместо названия сразу указать ИНН компании или указать его в полях, отвечающих за вывод ИНН, то после работы приложения произойдет автоматическое определение компании и загрузка данных без дальнейших усилий.
А если дополнительно указать КПП в полях «Реквизит:КПП» или «[PRO.INN.FIX4.ORG] КПП», то загрузятся данные конкретного подразделения.
В результате работы все регистрационные данные (полное название юридического лица, ИНН и юридический адрес регистрации и др.) заполняются в соответствующее поля карточки компании клиента.
До активации опции
После активации опции
Видеокейсы, КАК ЗА СЧЕТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПРИЛОЖЕНИЯ УВЕЛИЧИВАЕТСЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬ
Как обновить реквизиты
И подгрузить новые данные
В базе с несколькими тысячами компаний?
Такое необходимо когда критически важно постоянно смотреть за изменениями, которые регистрируются в налоговом органе, например, если на это завязаны юридические документы, или уведомления своих контрагентов/клиентов об изменениях в реквизитах компании. Или когда осуществляется импорт в Битрикс24 большой базы, которая сегментирована, но в ней есть только ИНН.
Автоматом получаем телефон
И e-mail вместе с реквизитами клиента в Битрикс24.CRM
Если внешние базы данных содержат нужную информацию, то в карточке компании CRM Битрикс24 появляются заполненные поля с информацией о номерах телефонов и e-mail, доходах, головной организации, юридическом адресе, количестве сотрудников, статусе компании (действующая или нет) идругой информации.
Фоновое обновление реквизитов компании
При работе в сделке
В Битрикс24.CRM
Когда требуется выписать очередной счет клиенту, а у него произошли изменения и что-то изменилось в реквизитах. Менеджеры в спешке часто забывают сделать ручную проверку, обновление данных и по факту выписанные счета и документы содержат ошибки со всеми вытекающими последствиями. Расскажем как работает автоматическая проверка и как устранить ошибки человеческого фактора?
СТОИМОСТЬ ПРИЛОЖЕНИЯ?
Приложение входит в подписку Битрикс24.Маркет Плюс.
Если у вас уже есть оформленная подписка, то приложение для вашего портала бесплатное и не требует дополнительной оплаты.
Если у вас нет подписки - установите приложение на 2 недели абсолютно бесплатно.
Приложение доступно на всех Российских тарифах облачных и коробочных версиях Битрикс24.
Приложение использует сервис DaData.ru, у которого есть бесплатный тариф для работы, который подходит 99% компаниям.
НАСТРОЙКИ ПРИЛОЖЕНИЯ
После установки в левом главном меню будет доступна вкладка «Автореквизиты». Также приложение можно найти через верхний глобальный поиск, начав набирать слово «автореквизиты».
После установки откроется форма, в которой нужно прописать API ключ сервиса DaData. Более 90% пользователей устраивает бесплатный тариф, позволяющий предоставлять данные по 10 000 запросов в день. Этого с запасом хватит для тестирования и небольших компаний, но в случае перехода на его платную версию, приложение позволяет получать дополнительный и расширенный пакет данных о клиенте.
Подробная инструкция о том где получить этот ключ и дальнейшие действия расположены в конце экрана приложения.
Затем нужно сопоставить шаблоны для Организации и ИП, а также по вашему желанию настроить опции приложения.
ОПИСАНИЕ ОПЦИЙ:
- Дополнительные поля - при активации данного поля, приложение устанавливает дополнительные поля в сущность компании: ИНН, название компании, ФИО, должность, полный адрес и так далее. Отличительной чертой таких полей является префикс [INN.FIX4.ORG] в названии поля. Деактивация опции - удаляет поля и данные в компаниях;
- Скачивать телефон? - если в сервисе DaData.ru имеются данные с телефонным номером компании, то он будет загружен в карточку компании;
- Скачивать e-mail? - если в сервисе DaData.ru имеются данные с e-mail компании, то он будет загружен в карточку компании;
- Очищенное название компании - активация данной опции сохраняет в отдельно поле название компании без ОПФ;
- Использовать "Полное наименование организации" - если выбрано "Использовать", реквизит компании будет писать ОПФ без сокращений;
- Включить переименование названия компании, как в ФНС - если опция включена, тогда название компании будет сохранено как в ФНС. Есть возможность с помощью шорт-тегов менять порядок и вид отображения;
- Склонять должность руководителя в род. падеж - активация данной опции будет склонять должность руководителя и сохранять данные в отдельно поле в карточке компании;
- Дополнительные данные из DaData.ru - активация данной опции говорит приложению собирать данные с платной версии ключа DaData, плюс создаются новые поля;
- Адаптация юр. адреса под обмен с 1С - важная опция, которая позволяет адаптировать юридический адрес под формат 1С. Детализирует улицы, дома, этажи т.д.
- Выводить комментарии в карточке компании - включение этой опции позволяет отображать в таймлайне карточки компании уведомления об успешном выполнении или ошибках. Например, если в названии компании указать неправильный ИНН, а потом запустить приложение в работу, то получим комментарий вида: PRO.INN.FIX4.ORG: Ошибка! В компании отсутствует ИНН.
- Сохранять дату и время последней обработки - в отдельном поле сохраняется дата и время последней обработки от приложения, по которому можно сделать сортировку. Что позволит, например, выбрать и обновить данные у компаний данные которых загружались довольно давно.
- Сохранять детальные данные адреса для корректной работы ЭДО - данная опция создаст новые поля в карточке компании, для корректной работы EDO.FIX4.ORG. Поля: Индекс, Код региона, Город, Населенный пункт, Район, Улица, Квартира, Корпус, Дом;